Достоинствами метода моментальных наблюдений являются. Метод моментных наблюдений в нормировании труда. "Моментных наблюдений метод" в книгах

В 2004 году закончила экономический факультет Московского авиационного института по специальности «Экономика и управление на предприятии». В сфере управления персоналом работаю с 2005 года. На текущий момент являюсь руководителем консалтинговой компании ООО "ПрогрессКАМ». Специализируюсь на вопросах нормирования и организации труда, мотивации персонала, разработки организационно-распорядительной документации, организационного развития компаний. Имею публикации в журналах «Кадровые решения» и «Планово-экономический отдел».

Сегодня каждый здравомыслящий руководитель желает знать: насколько эффективно подчиненные ему сотрудники используют свое рабочее время. И в этом есть свой резон, ведь «время — деньги» как заметил еще Бенджамен Франклин.

Однако на практике любой аудит рабочего времени неизбежно сопряжен с затратами нервов, того же времени и соответственно средств. Возникает вопрос: как поступать, чтобы минимизировать их? Рекомендуем применять метод моментных наблюдений.

Метод моментных наблюдений (ММН) — это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.

Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.

Как и любой другой метод ММН имеет свои достоинства и свои недостатки. Для наибольшей наглядности они представлены в виде схемы, состоящей из двух самостоятельных блоков (рис. 1) :

Достоинства ММН:

• Охват одним наблюдателем практически неограниченного числа объектов.
• Низкая трудоемкость проведения наблюдений.
• Возможность осуществлять наблюдения с перерывами различными по своей продолжительности (на следующий день, по истечении одного или нескольких дней и т.д.) без ущерба качеству исследования.
• Допустимость неинформирования работников о проведении исследования (проведение скрытых наблюдений) .
• Отсутствие психологического прессинга на работников со стороны наблюдателей.
• Производство наблюдений лицами, не имеющими специальной подготовки, в том числе самими руководителями.
• Низкая трудоемкость обработки материалов наблюдений.

Недостатки ММН:

• Получение по итогам наблюдений исключительно усредненных результатов.
• Вероятность неполного отражения структуры затрат рабочего времени.
• Получение лишь частичной информации о причинах простоев и потерь рабочего времени.

Ст. 21 ТК РФ:

Работник имеет право на полную информацию об условиях и охране труда на рабочем месте.

Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ:

Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

Ч. 1 ст. 24 Конституции РФ:

Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

Даже беглый взгляд на эту схему позволяет легко убедиться в том, что достоинства рассматриваемого метода явно превалируют над его недостатками. Более того на текущий момент ММН — это единственный метод с помощью которого можно осуществлять скрытые наблюдения за деятельностью сотрудников, не применяя специальных технических средств (видеокамер, специализированных компьютерных программ и пр.) , что определенно облегчает участь работодателя. Ведь в подобном случае он освобождается от необходимости соблюдения ряда обязательных с точки зрения действующего законодательства (ст. 21 ТК РФ, ч. 1. ст. 23, ч. 1 ст. 24 Конституции РФ и др.) условий. Например, таких как дополнение документов, регламентирующих трудовую деятельность в организации (Трудовой договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор) , соответствующей информацией о наличии систем слежения с обоснованием производственной необходимости их установки; размещение в помещениях с установленным видеооборудованием специальных извещающих табличек и т.п.

Возможности метода:

Метод наиболее эффективен при решении следующих задач:

• определение и оптимизация загрузки исполнителей работ/оборудования;
• выявление и ликвидация простоев исполнителей работ/оборудования;
• разработка мероприятий по совершенствованию организации труда;
• получение исходных данных для расчета нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и норм обслуживания.

Необходимое условие для успешного применения ММН:

Решающее значение при проведении моментных наблюдений имеет объем производимых наблюдений. Он должен быть достаточным, чтобы обеспечить достоверность и репрезентативность получаемых результатов. Устанавливается этот объем с учетом правил статистики по следующей формуле:

где
M
K — ориентировочный коэффициент полезного использования рабочего времени;
(1-K) — удельный вес перерывов/простоев;
p — допустимая величина ошибки результатов наблюдения, %;
t — коэффициент доверительной вероятности (коэффициент доверия) .

Величина коэффициента K определяется на основании ранее проведенных исследований. Если исследования не проводились и соответственно достоверных данных о величине этого коэффициента нет, то он берется ориентировочно или принимается равным 0,5, поскольку именно этой величине соответствует максимум дисперсии доли, от которой зависит ошибка выборки:

Величина p обычно находится в пределах от 3 до 10%. Коэффициент доверительной вероятности t для стабильного производственного процесса (при частой повторяемости элементов затрат рабочего времени) принимается равным 1,4 (соответствующая ему доверительная вероятность — 0,84) . Для нестабильного производственного процесса (единичное и мелкосерийное производство) t=1,7 (соответствующая ему доверительная вероятность — 0,92) . Вообще в практике исследований рабочего времени вероятность возникновения того или иного события принято ограничивать в пределах от 0,84 до 0,95. Это означает, что в 84-95 случаях из 100 ошибка не выйдет за пределы допустимой.

Реализация метода:

На практике метод осуществляется в 4 этапа:

1. Подготовка к наблюдениям.
2. Проведение наблюдений.
3. Обработка и анализ результатов.
4. Разработка мероприятий и рекомендаций.

В рамках первого этапа формулируется цель и осуществляется выбор объектов наблюдения; определяются необходимый объем наблюдений (1) , количество обходов (2), продолжительность одного обхода (3) ; разрабатываются маршрут наблюдения, график обходов и лист наблюдений (Рис. 3) .

При этом расчет количества обходов производится по следующей формуле:

где
M — необходимый объем наблюдений;
N — число исполнителей работ/единиц оборудования, которое планируется обследовать.

Продолжительность одного обхода может определяться путем непосредственных замеров или рассчитываться по формуле:

где
L обх. — длина маршрута обхода рабочих мест, м;
0,6 — средняя длина одного шага, м;
0,015 — норматив времени на 1 м, мин.

Маршрут наблюдения устанавливается таким образом, чтобы было возможно попеременно видеть всех исполнителей работ/все единицы оборудования. Оптимально, если он будет коротким и не содержащим холостых переходов.

Что касается графика обходов рабочих мест, то составлять его не обязательно. Главное — обеспечить наблюдениям случайный и одинаково возможный характер. Ведь моментное наблюдение, по сути, выборочное обследование, аналогичное случайной выборке.

Т.е. наблюдения можно осуществлять лишь тогда, когда для этого есть возможность и время.

В рамках второго этапа наблюдатель последовательно (т.е. согласно установленному маршруту) осуществляет обход соответствующей производственной/офисной территории. Поравнявшись с тем или иным объектом наблюдения, он мысленно отмечает, что происходит на объекте в момент его посещения (какой вид деятельности) . При этом письменно зафиксировать «увиденное» (условным шифром в специальном бланке) он может, как непосредственно находясь рядом с объектом, так и позднее, покинув поле зрения работников, тем самым обеспечив скрытый характер исследованию. Наблюдения проводятся до тех пор, пока не достигнут установленного объема (M) .

Важное замечание: в практике моментных наблюдений довольно распространенной является следующая ситуация: наблюдатель, подходя к объекту, замечает, что у него/на нем закончился один и начался другой вид деятельности. В этом случае в листе наблюдений фиксируют первый вид деятельности.

В рамках третьего этапа по каждому наблюдаемому виду деятельности подсчитывается количество зафиксированных моментов. Далее определяются общая сумма моментов наблюдений по всем видам деятельности и удельный вес (процентное выражение) каждого вида деятельности. На основании данных об удельном весе и общем времени проведения наблюдений производится расчет абсолютных величин затрат и потерь рабочего времени (в мин.) . Осуществляется анализ полученных результатов.

В рамках четвертого этапа по итогам проведенного анализа производится разработка соответствующих организационно-технических мероприятий/рекомендаций.

Метод моментных наблюдений (ММН) является сплошным по объектам наблюдения и выборочным по времени. Наблюдение основано на законе больших чисел, статистике, теории вероятности. При нем фиксируется момент работы или перерыва путем проведения серии внезапных, коротких и нерегулярных наблюдений. Он позволяет охватить исследованием 50-100 человек, вместо этого сплошное наблюдение заменяется выборочным.

Преимущества метода моментных наблюдений следующие: небольшая трудоемкость, оперативность информации, достоверность полученных данных; он позволяет наблюдателю совмещать выполнение своих функций и проводить наблюдение; психологически не воздействует на работников; прост в проведении и обработке результатов.

Недостатки данного метода: не учитывает индивидуальное использование рабочего времени; большие интервалы не позволяют зарегистрировать все перерывы.

| При методе моментных наблюдений непрерывная регистрация отдельных элементов затрат рабочего времени заменяется статистической выборкой. Поэтому наблюдения должны быть случайными, а их число - достаточным для того, чтобы получить правильное представление об не использования рабочего времени.

Количество моментов зависит от предъявляемой точности (допустимой ошибки результатов наблюдений) и доли интересуемых затрат рабочего времени (потерь) в общем его балансе и определяется по формуле: М=К * (1-У)*100 2 /Q 2 * У,

где М - объем наблюдений; К - коэффициент, зависящий от заданной вероятности, для массового и серийного производства равен 2, для мелкосерийного и единичного-3 (в зависимости от стабильности производства); 1-удельный вес интересуемых затрат рабочего времени в долях единицы (например, потери в цехе составили 10%, тогда У = 0,1). Величина У приблизительно определяется по данным ранее проведенных наблюдений; Q 2 допустимая величина относительной ошибки результатов наблюдений (5-10 %). Это обеспечивает вероятность получения заданного результата в пределах 0,92-0,95.

Для ускорения определения объема наблюдений можно пользоваться данными табл. 3.8 и в них указывается необходимое число моментов наблюдений (М), которые следует зарегистрировать при разном уровне Q и У.

Таблица 3.8. Количество моментов для стабильного производства

Подготовка к наблюдению включает: выбор объекта изучения; определение элементов наблюдения; расчет необходимого количества моментов; установление маршрута и фиксажных пунктов; составление графика и времени наблюдения; разработку форм документации.

Выбор объекта и элементов наблюдения должен соответствовать целям исследования.

Маршрут обхода должен быть выбран так, чтобы наблюдатель мог поочередно видеть всех наблюдаемых. Следует установить фиксажные пункты для каждого изучаемого объекта, в которых будет производиться запись происходящего на рабочем месте. После этого необходимо рассчитать количество обходов путем деления числа наблюдений (моментов) на количество наблюдаемых работников (Ч Р) по формуле

Ко = М / Ч р

При контрольном обходе по намеченному маршруту устанавливается его продолжительность. Зная ее величину и количество обходов, можно определить время, необходимое для наблюдения. После этого рассчитывается время начала каждого обхода. Метод моментных наблюдений требует нерегулярных наблюдений (без какой-либо последовательности). В данной связи для определения времени начала обхода используется лотерейный метод или таблица «случайных чисел» (табл. 3.9).

Таблица 3.9. Таблица случайных чисел

11860 83699 38631 90045 69696 48572 05917

59114 59468 37984 77892 89766 86499 46619

81205 99699 84260 19639 36701 43233 62719

61429 14043 49095 84446 22018 19014 76781

17765 15013 77707 54317 48862 53623 52905

45644 26600 01951 72166 52682 97598 119551

50136 33122 31794 84423 58037 36065 32190J

99784 94169 03652 80824 33407 40837 97749

16943 89916 55159 62184 86208 09764 20244

10747 08985 44999 36785 65035 65933 77378

Правила пользования таблицей случайных чисел таковы:

» из таблицы может быть выбрано любое двухзначное число не больше 59;

» второе число должно занимать такое же положение, как и предыдущее при движении по

вертикали или горизонтали; разница между выбираемым и предыдущим числами должна быть равна или больше времени одного обхода. В противном случае, не закончив один обход, нужно будет сделать второй. Проведение наблюдения заключается в фиксации принятыми условными знаками (точками и линиями) в наблюдательном листе моментов по видам затрат рабочего времени, совершаемых на рабочих местах. Наибольшее распространение получила фиксация десятками (табл. 3.12).

Таблица 3.10. Условные обозначения

Техника наблюдения довольно проста, нужно придерживаться следующих правил: каждый обход должен начинаться точно в назначенное время, указанное в графике;

од должен осуществляться по заранее намеченному маршруту, размеренным шагом, без ускорения или замедления ходьбы, что позволит вести записи в наблюдательном листе не останавливаясь;

Наблюдатель должен регистрировать происходящее на рабочем месте тогда, когда он находится на фиксажном пункте для данного рабочего, а не с другого рабочего места; следует выполнить весь объем наблюдений (количество обходов), предусмотренный в единицу времени (час, смену). Каждый обход желательно проводить до конца. В случае, если по каким-либо причинам обход необходимо прервать, то следующий нужно начинать с прерванного места.

Форма наблюдательного листа зависит от целей наблюдения и приведена в табл. 3.11.

Таблица 3.11.Формы наблюдательного листа

После выполнения всего объема наблюдений полученные данные обрабатываются, для чего суммируется количество моментов по каждому наблюдаемому элементу (работа, простои по причинам) и определяется удельный вес каждого элемента в общем количестве моментов. Зная время наблюдения, можно определить затраты в минутах. Например, ОП =1440 * 65 /100 = 936мин.

На основании полученных данных и нормативов, действующих на предприятии, составляются фактический и нормативный балансы рабочего времени (табл. 3.12).

Таблица 3.12. Фактический и нормативный балансы рабочего времени

Показатели использования рабочего времени рассчитываются аналогично индивидуальной фотографии.

В условиях кризиса перед многими работодателями встает вопрос оптимизации численности персонала с целью сокращения затрат. Но чем изменить эффективность работы того или иного сотрудника? Решить эту задачу поможет метод моментных наблюдений, использующийся при нормировании трудовых процессов.

Из статьи вы узнаете:

• В чем особенности метода моментных наблюдений;
• Как провести исследования трудозатрат с помощью метода моментных наблюдений;
• Как использовать результаты исследований методом моментных наблюдений для повышения эффективности труда персонала.

Что такое метод моментных наблюдений

Этот метод позволяет определить затраты рабочего времени, то есть, сделать анализ рабочего дня и выявить фактическую загруженность работников, с его помощью также можно определить, какова степень загруженности оборудования, установленного в компании. Характерной особенностью метода моментных наблюдений является отсутствие необходимости в постоянном присутствии наблюдателя - свои замеры он делает через случайные интервалы времени, появляясь на рабочих местах периодически. При этом анализировать структуру рабочего времени можно одновременно на нескольких объектах. Основывается метод моментных наблюдений на теории вероятности, согласно которой, условием объективности и достоверности полученных результатов является большое количество замеров. При этом затрачиваемое рабочее время регистрируется не в абсолютных величинах (минуты, часы), а в моментах выполнения той или иной операции.

К преимуществам метода моментных наблюдений по сравнению с традиционным хронометражем и фотографией рабочего дня можно отнести отсутствие психологического давления на работников, оказываемого постоянным присутствием наблюдателя, и меньшими трудозатратами при высокой достоверности получаемых результатов (таблица ниже).

Этапы проведения измерений по методу моментных наблюдений

Для того чтобы сделать выводы с помощью метода моментных наблюдений, необходимо провести три этапа исследования: подготовка, проведение измерений, обработка и анализ их результатов.

Мы рассмотрим пошаговый алгоритм действий по каждому из этих этапов на реальном примере - работы коммерческой службы промышленного предприятия. Эта служба, во главе которой стоит коммерческий директор, состоит из отделов:

• материально-технического снабжения, состоящего из 6 человек, включая руководителя;
• продаж, состоящего из 5 человек, включая руководителя;
• логистики - 4 человека вместе с руководителем.

Работа этой службы вызывала нарекания руководства предприятия, поскольку было замечено, что часть рабочего времени ее сотрудники тратят на операции никак не связанные перед ними задач. Руководитель службы принял решение определить потери рабочего времени и минимизировать их с использованием метода моментных наблюдений.

Этап 1. Подготовка к проведению измерений методом моментных наблюдений

Шаг 1. Постановка цели - проанализировать эффективность использования рабочего времени сотрудниками отделов коммерческой службы.

Шаг 2. Определения объекта наблюдения - 12 человек сотрудников всех отделов, исключая руководителей.

Шаг 3. Расчет необходимого количества моментов наблюдений. Для расчета использовалась таблица, представленная ниже.

К – удельный вес какого-то конкретного вида затрат рабочего времени в общем времени работы, это, по сути, вероятность того, что наблюдатель застанет сотрудника за выполнением рабочего задания, а оборудование - в рабочем состоянии. К находится в диапазоне от 0,05 до 0,9.

Р – допустимая величина относительной ошибки наблюдения (3–10%). Приняв изначально, что фактическая загрузка персонала службы К = 0,65 (65%), заданную точность установили в размере 5% в условиях массового стабильного производства. Таким образом, количество требующихся наблюдений (моментов) составило 430.

Шаг 4 . Для расчета количества обходов рабочих мест количество наблюдений делится на количество сотрудников: 430: 12 = 36 обходов.

Шаг 5 . Расчет продолжительности обхода производится с учетом расстояния между рабочими местами (отделами службы) и с учетом времени на наблюдение, которое в данном случае принималось равным 1 минуте. Длина маршрута составила 60 м, которые наблюдатель проходит за 1,5 минуты. Добавив по 1 минуте за осмотр в каждом отделе, получим 1,5 + 3 = 4,5 минуты, которые потребуются на один осмотр.

Шаг 6 . Определяем, сколько времени потребуется наблюдателю, чтобы произвести нужное количество замеров: 4,5 мин х 36 обходов = 162 мин. (2,7 часа).

Но здесь необходимо учесть, что замеры производятся в сфере умственного труда, характеризующегося небольшой долей типовых видов работы; интеллектуальными операциями, которые невозможно стандартизировать и измерить; колебаниями интенсивности труда в зависимости от времени недели и периода месяца. С учетом этого решено было провести измерения в течение пяти рабочих дней, три из которых приходились на начало, середину и конец рабочей недели, а два - на период пиковой нагрузки, который приходится на конец месяца. С учетом этого в выбранные дни необходимо было сделать:

36 обходов: 5 дней = 7,2 обхода.

Интервальные точки лучше распределять неравномерно, чтобы зафиксировать моменты злоупотребления времени, выделяемого на отдых: в начале и конце рабочего дня, перед и после обеденного перерыва. График измерений представлен в таблице ниже.

Ш аг 7 . Заполнение лицевой части бланка моментных наблюдений.

Бланк фотографии рабочего времени работников состоит из лицевой части и основной части.

Бланк наблюдений представлен на рисунке ниже.

Этап 2. Проведение измерений по методу моментных наблюдений

Шаг 1 . Выбор способа заполнения бланков наблюдений. Таких способов три: десятками, индексами категорий времени и индексами занятости. Для данного случая наиболее подходящим вариантом будет выбор индексов занятости: З - занят, Н - не занят, О - отсутствует на рабочем месте.

Шаг 2 . В данном случае для повышения достоверности и объективности получаемых результатов, использовались камеры наблюдения, смонтированные на рабочих местах сотрудников. При заполнении бланков камеры наблюдения просматривались в ускоренном режиме, благодаря чему процесс удалось завершить за два рабочих дня.

Следует отметить, что в индексы занятости сознательно не был включен индекс «Отдых и личное время», поскольку в соответствии с действующими на предприятии правилами внутреннего трудового распорядка установлены два перерыва по 10 минут в 10:00 и 15:00.

Этап 3. Обработка результатов, полученных методом моментных наблюдений

Шаг 1. Выявление общего количества моментов

В соответствии с индексами занятости общее количество моментов распределилось таким образом: 430 = 268 (З) + 52 (О) + 110 (Н).

Соответственно, структура затрат рабочего времени составила: занятость работой - 62%, отсутствие на рабочем месте - 12%, незанятость - 26%. Фактический баланс рабочего времени представлен в таблице ниже.

Шаг 2 . Выводы, сделанные по результатам измерений методом моментных наблюдений

Фактические потери рабочего времени в данном примере составили 26%, что является резервом, который можно задейстовать при более рациональной организации труда в рассматриваемых отделах. Кроме того, обоснованность отсутствия сотрудников «по служебной необходимости» руководителями не проверяется, что также служит поводом отнести такие факты к необоснованным потерям рабочего времени. Кроме того, в периоды пиковой нагрузки четырем сотрудникам из двенадцати пришлось задерживаться для сверхурочной работы.

Шаг 3 . Мероприятия разработанные по результатам использования метода моментных наблюдений

План мероприятий, составленный по результатам проведенных наблюдений, представлен на рисунке ниже.

Как видим, метод моментных наблюдений вполне можно применять для оценки трудозатрат «белых воротничков», при небольших временных затратах он позволяет получить полную и достоверную картину рабочего дня, выявить проблемы и принять меры по их решению.

Для руководства вашей компании стал актуальным вопрос рациональной организации работ, распределения задач, поиска возможностей для оптимизации численности персонала и его рабочего времени? Ждите новой задачи - нормирования труда персонала. Хорошо, если при этом на предприятии есть отдел труда и заработной платы, укомплектованный профессиональными нормировщиками. Но это сейчас, к сожалению, редкость. Что же делать, если таких специалистов нет, а ресурсов для проведения необходимого количества фотографий рабочего времени и хронометражей недостаточно?

Значительную выборку сотрудников малыми силами позволяет охватить метод моментных наблюдений. Этот метод может с успехом применяться как на производстве, так и для исследования работы офисного персонала.

Метод моментных наблюдений состоит в том, что наблюдатель, перемещаясь по заранее определенному маршруту от одного рабочего места к другому, фиксирует выполняемые в данный момент на данном рабочем месте виды деятельности в каждый наблюдаемый момент, повторяя маршрут необходимое количество раз с периодичностью 1-10 мин. По завершении всех наблюдений величины затрат рабочего времени по категориям определяются пропорционально количеству моментов, в которые они наблюдались.

Как и любому другому методу исследования, методу моментных наблюдений присущи свои преимущества и недостатки (табл. 1 ).

В целом данный метод существенно более экономически эффективен, чем классическая фотография рабочего времени, т. к. при меньших затратах дает практически настолько же достоверные результаты.

Для получения достоверных данных наблюдениями должно быть охвачено достаточно большое количество моментов (об определении количества моментов речь пойдет ниже). Последовательность прохождения маршрута наблюдателем может быть одинакова во всех наблюдениях, но может быть сформирована и случайная последовательность маршрутов.

Преимущества и недостатки метода моментных наблюдений

АЛГОРИТМ ОРГАНИЗАЦИИ ИССЛЕДОВАНИЯ

Алгоритм организации исследования состоит из следующих шагов: постановка целей, определение длительности исследования и выборки работников, подготовка бланков моментных наблюдений, инструктаж наблюдателей, обработка результатов. Рассмотрим их подробнее.

Шаг 1 Постановка целей

Как правило, целями исследования методом моментных наблюдений являются:

• определение структуры затрат рабочего времени работников (как по группе в целом, так и в отдельности по каждому);
• выявление относительного объема потерь рабочего времени (простоев, несанкционированных перерывов и пр.);

В последнем случае наблюдателем могут фиксироваться не все затраты рабочего времени, а только моменты непроизводительных потерь.

Шаг 2 Определение длительности исследования, количества наблюдений и выборки работников

Один из самых главных «плюсов» метода момент - ных наблюдений состоит в том, что он позволяет включить в исследование достаточно большую группу работников, в ряде случаев - 30-40 человек и более. В остальном подход к определению длительности исследования аналогичен таковому при применении метода фотографии (самофотографии) рабочего времени. Чтобы получить достоверные данные, количество наблюдений должно быть достаточно большим, при этом, разумеется, чем больше количество наблюдений, тем больше затраты предприятия на проведение исследования. Таким образом, длительность наблюдений должна быть экономически целесообразной. В учебниках по нормированию труда приводятся формулы для расчета необходимого количества наблюдений для получения результатов с заданной точностью.

На практике желательно, чтобы наблюдение охватывало полный цикл работ. Если этоневозможно (цикл работ очень длительный или в разные периоды выполняются разнородные работы), все выполняемые работы могут быть экспертно разбиты на отдельные группы (например, в бухгалтерии это могут быть периоды текущей деятельности и периоды подготовки отчетности) и наблюдения проведены отдельно для каждой группы работ. Либо наблюдения могут проводиться с перерывами (например, в течение недели раз в месяц на протяжении двух-трех месяцев). Для получения достоверных данных о времени подготовительно-заключительного времени, обслуживания рабочего места, а также потерь рабочего времени, связанных с опозданиями на работу и ранним уходом с работы, наблюдение должно проводиться в течение всей смены (рабочего дня).

Шаг 3 Подготовка бланков моментных наблюдений (приложение)

Наблюдатель, начиная движение по маршруту, ставит в соответствующей графе время начала движения и, перемещаясь в темпе обычной ходьбы, подходит к каждому рабочему месту и отмечает в графе код выполняемой сотрудником в момент наблюдения работы. Предварительно изучив деятельность работников с помощью должностных инструкций, технологических карт, регламентов, используемых в работе, а также интервью с сотрудниками и наблюдений за их деятельностью, целесообразно выделить заранее наиболее часто выполняемые виды работ, присвоив им соответствующие коды. Правила обхода наблюдателя просты - можно пойти подряд либо заранее определить несколько маршрутов (например, «туда» и «обратно») и чередовать их в случайном порядке.

Шаг 4 Инструктаж наблюдателей

Не всегда наблюдения проводит сам HR- менеджер. Как правило, у него нет возможности выделить несколько полных дней для проведения полноценных наблюдений. Целесообразно привлекать к этой работе стажеров, студентов вузов или ассистента HR-отдела. Перед проведением моментных наблюдений необходимо ознакомить наблюдателя с деятельностью исследуемой группы работников, что называется, «в поле», т. е. он должен увидеть и понять, как именно выглядит деятельность, которая отмечается тем или иным кодом. Необходимо пройти по маршруту вместе с наблюдателем. Наблюдателя необходимо познакомить с начальником отдела, мастером цеха, в котором проводятся наблюдения, с тем, чтобы к нему можно было обратиться за разъяснениями при необходимости.

Каждое наблюдение заносится в таблицу с присвоением соответствующего кода. Если наблюдаемая деятельность не может быть отнесена к тому или иному виду деятельности, которому уже присвоен код, наблюдатель присваивает этому виду деятельности следующий по порядку код и записывает его на бланке (для этого над таблицей целесообразно оставить несколько пустых строчек).

Ежедневно по окончании наблюдения наблюдатель сдает заполненные бланки HR-у. По крайней мере, в течение первого дня проведения исследования целесообразно несколько раз проверить, правильно ли ведется наблюдение, при необходимости скорректировать действия наблюдателя.

Шаг 5 Обработка результатов

Обработка материала исследования начинается с подсчета количества моментов наблюдений по каждому виду затрат рабочего времени.

По завершении исследования данные о состоянии рабочих мест в каждый момент проведенных наблюдений, полученные за все дни по каждому работнику, заносятся в таблицу Excel. Получается матрица, в которой по горизонтали отмечены работники, а по вертикали подряд численные коды наблюдаемых видов деятельности. Общее количество наблюдений получаем с помощью функции СЧЕТ. Количество наблюдений каждого вида деятельности (кода) суммируем функцией СЧЕТЕСЛИ. Результаты могут быть представлены как по каждому сотруднику в отдельности (если целью исследования является, например, сравнение наиболее и наименее успешных работников), так и по подразделениям или группам работников.

Чтобы получить данные о структуре затрат рабочего времени, количество наблюдений по каждому виду деятельности делим на общее количество наблюдений.

Итоговые данные представляются в виде таблицы (табл. 2, 3 ) и/или диаграммы (рис. 1, 2 ), отражающей структуру затрат рабочего времени в установленном исследователем разрезе: по отделам, категориям должностей, конкретным работникам, группам и т. д.

Начать анализ целесообразно с оценки объемов потерь рабочего времени по различным причинам (простои, поломка оборудования, несанкционированные перерывы, отсутствие задач и пр.). Затем анализируем рациональность распределения рабочего времени по видам работ (например, может оказаться, что приоритетным, значимым работам уделяется незначительное время или квалифицированные специалисты слишком много времени уделяют рутинным работам, не требующим высокой квалификации). По итогам анализа может быть спроектирован рациональный баланс рабочего времени и в соответствии с ним разработаны рекомендации по совершенствованию организационной структуры и трудовых процессов подразделения.

В нашем примере наблюдения проводились в отделе продаж оптовой компании в течение одной недели.

Таблица 2

Итоги моментных наблюдений деятельности менеджеров по продажам

Таблица 3

Итоги моментных наблюдений деятельности ассистентов отдела продаж

Из приведенных в примере наблюдений видно, что менеджеры работают достаточно интенсивно, время перерывов в работе у них составляет 6% (т. е. около получаса в течение рабочего дня, что соответствует санитарным требованиям при работе за компьютером), время обеда сокращено.

Однако большая часть их рабочего времени тра тится на обработку заявок, поступивших от те кущих клиентов, в то время как на поиск новы клиентов отводится только 5% рабочего времени. При этом привлечение новых клиентов - одна из ключевых задач менеджеров.

Ассистенты же недогружены. Время перерывов на отдых в их работе составляет 15% (в обычных условиях труда нормальным считается время перерывов 3-8% от общего рабочего времени).

Для повышения эффективности работы отдела может быть предложено разделить менеджеров на специалистов по активным продажам, чьей основной задачей будет поиск и привлечение в компанию новых клиентов, и специалистов по сопровождению продаж, которые будут обслуживать заявки, поступающие от текущих клиентов. При этом ассистентам отдела продаж может быть дополнительно поручена задача первичного поиска контактов клиентов, потенциально интересных компании (по базам данных, в Интернете и пр.)

Приложение

Пример бланка моментных наблюдений

Хронометраж. Метод моментных наблюдений.

Хронометраж

Хронометражем называется такой вид наблюдений, при котором изучается циклически повторяющиеся элементы оперативной, а также отдельные элементы подготовительно-заключительной работы или работы по обслуживанию рабочего места.

Целями хронометража являются:

· установление норм времени и получение данных для разработки нормативов по труду;

· изучение и внедрение передовых приемов и методов труда;

· проверка качества действующих норм;

· выявление причин невыполнения норм отдельными работниками;

· совершенствование организации трудового процесса на рабочем месте.

Различают три способа проведения хронометража:

· непрерывный - по текущему времени, когда замеряются все элементы оперативного времени, циклически повторяющиеся в определенном порядке;

· выборочный - когда замеряются отдельные элементы (приемы работы) операции независимо от их последовательного выполнения;

· цикловой - когда исследуются операции, имеющие очень малую продолжительность, что не позволяет делать их визуальные замеры без объединения в группы, каждая из которых периодически повторяется в каждом цикле и в определенной последовательности.

Точность замеров времени при проведении хронометражных наблюдений зависит от длительности выполнения изучаемых элементов операции.

Хронометражные наблюдения следует проводить через 45-60 минут после начала работы и за 1,5-3 часа до окончания рабочего дня (причем необходимо закончить все наблюдения не позднее чем за 30 минут до окончания работы). Количество замеров, проводимых каждый раз, должно составлять половину рекомендованного их числа на всю смену. Причем наблюдения должны проводиться не только в дневной, но и в других сменах, кроме случает, когда сделать это невозможно из-за невыполнения нормируемых работ в других сменах или из-за редкой повторяемости исследуемой операции.

Хронометраж включает в себя три этапа:

· подготовка к наблюдению;

· проведения наблюдения;

· обработка и анализ результатов наблюдения.

Подготовка к проведению охватывает несколько стадий.

Во-первых, в зависимости от цели хронометража определяется объект наблюдения. Для выявления наиболее рациональных приемов работы наблюдения должны проводиться за передовыми рабочими. Если целью хронометража является установление норм или получение данных для разработки нормативов на одинаковые операции, выполняемые несколькими рабочими, выбираются несколько человек, имеющих средний по группе уровень выполнения норм выработки за последние 3 месяца и стаж работы по специальности 4 - 20 лет. при численности 2-3 человека достаточно наблюдать за 1 рабочим; при численности 4-5 человек - за 2; при численности 6-8 человек - за 3 и т.д.

Если целью хронометража является выявление причин невыполнения норм выработки, наблюдение проводится за рабочими, не выполняющими нормы выработки, а полученные результаты сравниваются с нормативами и затратами времени по данным хронометража у рабочих, перевыполняющих эти нормы.

Во-вторых, необходимо ознакомить с операцией, которая подлежит хронометрированию. Изучаются ее структуру, методы выполнения. Затем операция расчленяется на составляющие элементы. При расчленении выявляются технологическая последовательность выполнения каждого элемента и возможность устранения лишних приемов или ненужных элементов.

Степень расчленения операции зависит от типа производства, принятой систематизации элементов затрат рабочего времени, целей исследования, возможности измерения продолжительности каждого элемента.

В-третьих, определяются начало и окончание каждого элемента операции, то есть фиксажные точки. Признаками для определения фиксажных точек могут быть четко воспринимаемые зрительно или на слух начало и окончание действия или движения рабочего.

В-четвертых, выявляются факторы, влияющие на продолжительность каждого элемента операции в конкретных производственных условиях. Такие факторы могут зависеть от конструкции оборудования, веса и конфигурации изделий, технологии изготовления, режимов работы оборудования, организации производства, труда и рабочего места.

В-пятых, по таблице определяется необходимое количество замеров, которое требуется осуществить при одном наблюдении. Один замер представляет собой одноразовую фиксацию времени выполнения того элемента операции, для которого требуется определить затраты времени.

В-шестых, если хронометражные наблюдения проводятся с целью установления норм и получения данных для разработки нормативов по труду, требования к достоверности результатов повышаются.

В-седьмых, проводится разъяснительная работа с рабочим, которому объясняется цель хронометража и уточняется порядок работы.

Наблюдение проводится с помощью 1-2-стрелочного секундомера или хронометра до тех пор, пока число замеров по каждому элементу исследуемой операции не будет равно принятому для данного наблюдения. Запись производится в наблюдательном листе. В процессе хронометрирования наблюдатель должен следить, в какой последовательности рабочий выполняет каждый элемент операции, отмечать все отклонения от нормального выполнения и задержки в работе, произошедшие у рабочего, то есть фиксировать дефективные замеры, которые затем должны быть исключены при расчете продолжительности изучаемых элементов операции.

Обработка и анализ результатов наблюдений заключается в работе над полученными данными. В первую очередь из полученных хронорядов исключаются дефектные замеры. При непрерывном хронометраже, чтобы получить хроноряд по каждому элементу исследуемой операции, из текущего времени выполнения данного элемента вычитается текущее время выполнения предыдущего элемента, а остаток записывается в графу продолжительности данного элемента.

В любом хроноряде имеют место некоторые колебания его продолжительности. Колебания зависят от выполняемой работы, уровня ее механизации, длительности элементов операции, типа производства, квалификации наблюдателя и точности измерительных приборов.

Чтобы оценить хроноряд относительно его колебания, используют коэффициент устойчивости Ку, который определяется по следующей формуле: Ку = t max / tmin

tmax - максимальная продолжительность выполнения элемента операции, полученная при замерах

tmin - минимальная продолжительность выполнения элемента операции, полученная при замерах.

Рассчитанный таким образом коэффициент устойчивости хроноряда не должен превышать нормативное значение.

Если фактический коэффициент устойчивости хроноряда превышает нормативный, следует исключить одно (или оба) значение - максимальное и минимальное. При этом количество исключенных значений - дефективных и исключенных при обработке - не должно превышать 15% всех замеров. Затем определяется новое значение коэффициента устойчивости, которое сравняется с нормативным.

Дальнейшая обработка результатов наблюдения состоит в определении средней продолжительности выполнения каждого элемента операции. Она устанавливается как среднеарифиметическая величина из всех годных замеров хронометражного ряда.

Анализ полученных результатов проводится с целью проверки рациональности процесса выполнения операции. при этом изыскиваются возможности сокращения затрат времени путем устранения отдельных элементов операции, замены некоторых приемов боле рациональными и менее утомительными.

На основании анализа определяются состав операции и продолжительность выполнения отдельных ее элементов. После этого устанавливается оперативное время выполнения операции или исходные данные для разработки нормативов наручные и машинно-ручные работы.

Фиксажные точки:

1 - прикосновение руки к заготовке;

2 - целчок выключателя;

3 - появление стужки;

4 - конец схода стружки;

5 - прекращение вращения фрезы;

6 - стук детали о стеллаж или тару.

Продолжительность элементов операции определяется как разность между конечным и начальным значением текущего времени.

Продолжительность первого элемента второго наблюдения определяется как разность между конечным временем первого элемента и конечным временем последнего элемента первого наблюдения.

Далее определяются фактические коэффициенты устойчивости хронорядов как отношение максимального значения к минимальному. Эти коэффициенты сравниваются с нормативными, с учетом серийности производства и вида работы.

Далее, величина оперативного времени в целом по операции или отдельно по ее элементам рассчитывается как средняя арифметическая из числа годных замеров. Так, по элементу 1 среднее время составит 46 с ((44+45+52+46+43+50+43)/7)

Метод моментных наблюдений

Метод моментных наблюдений применяется для получения структуры затрат рабочего времени, характеристики использования оборудования. Сущность метода состоит в периодической фиксации состояния наблюдаемых единиц в заранее установленные или случайно выбранные моменты времени. При этом заранее составляется перечень всех возможных состояний процесса или видов затрат времени. По окончании наблюдения исследователь подсчитывает долю отметок о каждом состоянии или виде затрат времени в общем числе наблюдений; при этом считается, что доля времени, затраченного на данный вид работы, может быть оценена с помощью доли моментов, когда выполнялась эта работа, в общем числе наблюдений.

Средняя ошибка доли определяется по формуле простой случайной выборки:

Доверительная вероятность и величина допустимой ошибки устанавливаются исследователем; величина w, как правило, неизвестна, поэтому обычно ориентируются на наибольшую дисперсию, когда w = 0,5 .

После определения числа наблюдений устанавливается необходимое число обходов как частное отделения количества наблюдений на число рабочих мест, подлежащих обследованию.

Следующим этапом является составление графика проведения наблюдения. Наблюдение за состоянием процесса осуществляется через определенные промежутки времени. При моментном наблюдении со случайным отбором моменты отбираются при помощи таблиц случайных чисел. Второй способ целесообразен в тех случаях, когда наблюдение для объекта должно быть неожиданным.